Gestire l’organizzazione del tuo locale tenendo contemporaneamente sotto controllo il suo bilancio tramite prima nota può risultare difficoltoso.
Sembra impossibile, o almeno molto impegnativo, avere il tempo per analizzare al meglio i flussi di cassa e di banca, le entrate e le uscite del tuo locale, poter sostenere un’analisi dei costi e dei ricavi su base mensile o su base annuale che sia.
E lo sarà ancora di più con l’avvento della fatturazione elettronica dal primo gennaio 2019, evento che obbligherà a prestare ancora più attenzione ai movimenti di denaro della tua attività. La fattura elettronica non sarà infatti più indirizzata solo alla pubblica amministrazione, ma diventerà il sistema imposto anche ai privati.
Cosa comporta la fatturazione elettronica per il tuo locale? E come gestire al meglio la sua emissione e i flussi di denaro?
FATTURAZIONE ELETTRONICA: COME FUNZIONA?
La fatturazione elettronica andrà a sostituire la vecchia fattura di tipo cartaceo con un file in formato XML che dovrà essere inviato al SdI dell’Agenzia delle Entrate (Sistema di Intercambio – l’unico sistema informatico riconosciuto dall’Agenzia delle Entrate) per i controlli previsti dalla legge. Sarà inoltre necessario assicurare la conservazione sostitutiva di tali fatture secondo quanto previsto dalla legge, per essere in grado di rintracciarle e ripresentarle nel caso in cui si richiedesse.
Tutto questo processo può essere gestito autonomamente oppure è possibile essere supportati da alcuni programmi per fatture che aiutino nel processo di creazione, invio e conservazione dei documenti elettronici.
Quali saranno gli step da seguire?
- FATTURA IN FORMATO .XML
Opzioni: da creare in modo autonomo o supportati dal software
- INVIO DELLA FATTURA AL SDI
Opzioni: invio autonomo con l’acquisto di firma elettronica certificata; oppure invio automatico da parte del software con firma inclusa.
- NOTIFICA DI AVVENUTA RICEZIONE
Opzioni: attesa della notifica e controllo indipendente sul portale di riferimento; oppure notifica immediata da parte di alcuni software che consentono di sapere subito se è necessario modificare qualche dato errato
- INVIO DELLA FATTURA A UN CLIENTE
Opzioni: invio indipendente con possibilità che il cliente non sia strutturato per ricevere le fatture in formato XML, con conseguente obbligo di trasformazione del file prima di inviarlo; oppure invio automatico di una mail con il link di riferimento per dare la possibilità di visualizzazione della fattura in modo leggibile + notifica di avvenuta ricezione e lettura della fattura
- CONSERVAZIONE
Opzioni: conservazione autonoma tenendo conto delle modalità e dei tempi previsti dalla legge, nessuna responsabilità dell’Agenzia delle Entrate nel caso di perdita o danneggiamento del file; o conservazione automatica con garanzie di assistenza in caso di disservizio e assistenza dedicata in caso di problemi.
- RICEZIONE
Opzioni: possibilità di ricezione delle fatture in formato XML solo con software che ne includa la possibilità
La fattura elettronica permetterà un notevole risparmio in termini di stampa, spedizione e conservazione delle fatture, oltre ad un risparmio in termini di tempo nel caso in cui ci si doti di un software che ne gestisca il processo in modo completo ed efficiente.
Il ciclo attivo include l’invio e la conservazione del file, sia al pubblico che al privato. Il ciclo passivo, non così scontato e automatico, consente anche la ricezione del documento; con quest’ultimo si può arrivare anche ad una bozza di prima nota.
PRIMA NOTA
La prima nota consente di analizzare i flussi di cassa e di banca, controllando non solo i costi inerenti alle fatture e agli altri documenti, ma supervisionando anche sui ricavi grazie all’analisi della fatturazione a clienti. In questo modo sarà possibile avere un quadro generale dell’andamento della tua attività nel corso dell’anno, su base mensile o annuale.
La prima nota consente di tenere sotto controllo la contabilità, controllando i pagamenti ricevuti, creando ricevute bancarie, gestendo insoluti e scadenziario dei pagamenti.
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