Gestire i pasti di aziende e scuole

Con l’arrivo di settembre il settore scolastico e il mondo del lavoro ripartono a pieno ritmo. Da questo momento se hai un’attività di ristorazione potrebbe capitarti di dover gestire i pasti di un’azienda a te vicina, ancora di più se sei titolare di una mensa, che sia scolastica o aziendale.

Come semplificarti e migliorare il lavoro in queste realtà? Lo vediamo in questo articolo dedicato.

RISTORANTI CONVENZIONATI PER I PASTI DELLE AZIENDE

Ai ristoranti tradizionali con posti a sedere è possibile venga chiesto di diventare il punto di riferimento per i pasti di un’azienda.

In questo caso, non trattandosi di strutture pensate per lavorare come mense, la gestione delle convenzioni potrebbe non essere così semplice ed immediata: ricordarti per ciascuno le regole pattuite, i limiti da non superare e le pietanze incluse non sarà semplice.

Ecco perché esistono sistemi gestionali che possono semplificare il lavoro anche per realtà che non sono propriamente mense, ma che prevedono una gestione similare.

Oltre all’ottimizzazione del classico lavoro di tutti i giorni, software gestionali come EasyPOS possono includere funzionalità vicine alle necessità di una mensa, come:

• Riconoscimento e bruciatura di Ticket Restaurant e buoni pasto, sia elettronici che cartacei
• Registrazione di diverse convenzioni aziendali con relative regole
• Conteggio di eventuali extra al di fuori della convenzione a carico del dipendente
• Possibilità di gestire in modo diversificato il credito per azienda e dipendente, da far pagare direttamente a fine mese
• Creazione documenti distinti per dipendente e per azienda in caso di necessità
• Gestione degli “ospiti aziendali” oltre ai dipendenti, con aliquota differente dedicata

Con questo sistema le richieste di collaborazione da parte delle aziende potranno essere soddisfatte senza ulteriore sforzo per la tua attività, assicurandoti invece nuove entrate.

MENSE AZIENDALI

Le mense, al contrario dei ristoranti, sono già strutturate per gestire convenzioni e pasti per dipendenti e aziende, ma un buon software gestionale può comunque portare enormi vantaggi organizzativi e operativi.

Nel momento in cui si gestiscono molte attività, ciascuna con regole diverse per i propri dipendenti, un aiuto che fa la differenza è quello di poter impostare le diverse regole per ciascuna convenzione e associare poi automaticamente all’utente la sua azienda e, di conseguenza, la convenzione stipulata.

È possibile con determinati software gestionali specifici per mense come EasyPOS gestire direttamente le convenzioni aziendali, anche di tipologie diverse. Le convenzioni gestite dalla mensa potranno essere modificate in:

• descrizione
• periodo di validità della convenzione
• giorni della settimana in cui la convenzione potrà essere utilizzata
• tipo specifico di convenzione, in base agli accordi presi con le singole aziende di riferimento

Le più comuni e utilizzate sono:

• convenzioni a pietanza – prevedono degli importi fissi in base al numero di pietanze scelte da un dipendente (es: solo primo = 4 euro / primo e secondo = 5 euro);
• con sconto – modificano il prezzo direttamente da listino, scontando i piatti scelti dal dipendente in base agli accordi presi con l’azienda;
• a importo – impongono un limite massimo di spesa al dipendente per il suo pasto, a prescindere dalle pietanze prese, dopo il quale l’eventuale spesa extra gli verrà addebitata direttamente in cassa

Ma come fare ad associare ciascun dipendente alla sua convenzione aziendale?

Il riconoscimento automatico delle convenzioni associate ad un utente sarà possibile con la creazione di una specifica card o direttamente con il badge aziendale. In cassa, grazie alla lettura della carta, verrà calcolato il dovuto in base agli accordi presi con l’azienda, accreditando eventuali extra non inclusi al momento del pagamento.

In questo modo le operazioni di cassa risulteranno molto più scorrevoli, agevolando i tuoi dipendenti e assicurando un miglior servizio ai tuoi clienti.

MENSE SCOLASTICHE

L’organizzazione dei pasti all’interno di un comprensorio scolastico si avvicina a quello delle mense aziendali, ma con alcune differenze.

In un’attività scolastica potrebbe essere necessario diversificare gli utenti tra alunni e insegnanti, in quanto si potrebbero prevedere differenti pietanze con differenti prezzi. Gli ordini degli alunni potrebbero dover essere consegnati direttamente in classe, come nel caso delle merende a metà mattinata, quindi è necessario prevedere stampe diversificate per la produzione e per questi utenti.

Un esempio di ottimizzazione del lavoro con EasyPOS l’avevamo approfondito nel caso-studio dell’Istituto Serafino, in un altro articolo dedicato: dalla presa tradizionale delle ordinazioni ad un sistema automatizzato grazie alla personalizzazione ad hoc della piattaforma Ordina.

Cosa prevede questo sistema?

• Ordini a circuito chiuso con mail: solamente chi possiede un’email scolastica riconosciuta può loggarsi nel sistema (nome.cognome@nomescuola.it), gli altri utenti verranno bloccati
• Account diversificati in base ad utente: gli insegnanti visualizzeranno un menu con prezzi dedicati, gli studenti invece un altro menu con altri prezzi
• Limiti orari per l’inserimento dell’ordine: per dare il tempo alla produzione di poter gestire le richieste dei 700 alunni gli ordini possono essere inseriti solo fino a tot ore prima dell’orario di ricreazione e di pranzo
• Indicazione della classe di riferimento: ogni alunno per la consegna della merenda potrà indicare la classe di riferimento a cui consegnare le pietanze, scegliendo tra un elenco predefinito
• Invio diversificato per produzione e responsabile: due stampe verranno elaborate nei due settori di produzione e di ufficio, con le diverse informazioni utili a ciascun utente (per la produzione le pietanze raggruppate da dover produrre, per gli uffici gli ordini diversificati per alunno e per classe)

Per gestire pasti di aziende e scuole

La combinazione del software EasyPOS e della piattaforma per il self-ordering Ordina ha semplificato la gestione della mensa scolastica dell’Istituto Riva Serafino in base alle sue necessità, ma può essere ulteriormente personalizzata in base alle specifiche esigenze di ciascuna realtà, che si tratti di una mensa scolastica o aziendale.

Grazie alla sua versatilità e alle molte funzioni che possono essere combinate tra loro, il software gestionale EasyPOS può essere modulato su misura per rispondere alle esigenze di diverse realtà dello stesso settore, adattandosi perfettamente alle specifiche esigenze di ognuna.

Chiedici una consulenza dedicata per scoprire la versione più adatta alla tua realtà.